Comment peut-on gérer son entreprise à distance ?

Gérer son entreprise à distance est devenue une nouvelle tendance partout dans le monde. Le télétravail s’est développé surtout durant la pandémie du Covid-19. Il est depuis, de plus en plus sollicité par les salariés vu qu’il permet d’allier la vie professionnelle. D’ailleurs, il apporte plus de flexibilité pour les équipes qui sont géographiquement éloignées et pour les indépendants qui travaillent à distance. Pour assurer la gestion de votre entreprise à distance vous devez suivre une pluralité d’étapes.

1-     Elaborez un plan de gestion

Avant de le mettre en place, vous devez prédéfinir un plan de gestion de votre entreprise. Pour cela, il est impératif de déterminer vos objectifs et les différents modèles de carrière que vous pouvez proposer à vos salariés.

A ce niveau, vous devez, en tant qu’un chef d’entreprise, poser les bonnes questions et réfléchir à sa structure. Quels sont les postes que vous allez développer ? Quel type de promotion vous pouvez mettre en œuvre ? Quels sont les profils des salariés qui peuvent évoluer ? Dans quel domaine précisément ils peuvent le faire ?

Ces questions sont importantes vu que sur la base de vos réponses vous pourrez établir un plan de gestion bien défini, précis et efficace.

Cette étape est essentielle pour élaborer une stratégie adéquate de ressources humaines et connaître les objectifs de l’activité de votre entreprise à partir de la formation jusqu’au recrutement.

2-     Anticipez votre absence

Avant de partir à l’étranger, essayez de vous organiser afin d’anticiper votre absence. Prévenez vos collaborateurs plusieurs jours auparavant et sachez déléguer votre travail efficacement. A ce niveau, il est important de bien savoir s’entourer de personnes sur lesquelles vous pouvez compter. Faire confiance en ses collaborateurs constitue la clé d’une gestion à distance réussie et efficace. Essayez de définir des règles précises et claires que vos salariés doivent rigoureusement respecter en votre absence.

 Etablissez également des objectifs à court terme. Vous devez être sûrs que l’ensemble des directives données à vos salariés ont bien été comprises de tous si vous voulez qu’elles soient correctement appliquées et respectées. De plus, on vous conseille d’organiser une réunion avant votre départ pour rappeler les règles à respecter et les objectifs visés et faire une mise au point pour que vous puissiez partir sur de bonnes bases et surtout plus sereinement.

Il vaut mieux pour vous de partir dans une période appelée une période « creuse », dans la mesure du possible. La période « creuse » est une période hors de la période de publication des résultats financiers de l’entreprise. Le plus idéal est d’avoir fini de traiter le maximum des gros dossiers en cours.

3-     Orientez vos équipes

Une fois que vous avez constitué votre équipe, il faut clarifier la stratégie de votre entreprise, les moyens de la mettre en œuvre ainsi que les délais à finir les missions.

Il faut impérativement intégrer tous vos salariés dans votre stratégie. Ceci va créer la complicité et l’envie d’agir chez vos collaborateurs.

En outre il est essentiel, dans le cadre de la gestion à distance, d’utiliser des logiciels informatiques qui sont accessibles en ligne. Plus concrètement vos données doivent être accessibles sans installation pour pouvoir éviter les problèmes informatiques et la perte de vos données. L’utilisation de ces logiciels est beaucoup plus facile et ils sont très cohérents avec la simplification de la communication et la centralisation des données. Vous pouvez à titre d’exemple utiliser les outils de la suite Google ou sur Trello.

Enfin, pour vous assurer que vos objectifs sont clairs et que votre équipe peut les atteindre, demandez à vos collaborateurs de vous envoyer des rapports réguliers en fonction de votre activité. Il peut s’agir de rapports quotidiens voire hebdomadaires. De ce fait, vous pouvez éviter la charge de travail et vous serez certains que chacun est centré sur ses missions.

4-      Communiquez avec vos employés

Une grande erreur que vous pouvez faire lors de votre gestion à distance est de communiquer rarement avec votre équipe. Le moment où vous êtes loin de votre entreprise est justement le moment où vous devez impérativement le plus communiquer et être présent.

Idéalement, vous devez être joignable à tout moment que ce soit par téléphone ou en Visio. Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs applications et logiciels tels que Zoom, teams, Google meet…

Pour vous faciliter la tâche prévoyez des horaires où vous pouvez consacrer du temps à la communication avec votre équipe. Créez un planning précis.

Une équipe délocalisée qui s’efforce de maintenir une communication solide peut certainement réussir. En effet, travaillez en équipe sur deux continents séparés peut être compliqué vu le fuseau horaire différent, le temps de pauses décalées. Cependant il ne s’agit pas d’une mission impossible.

5-     Prenez en considération les retours de vos clients

Les retours de vos clients constituent un indicateur fort de santé de l’activité de votre entreprise et un outil de gestion de votre équipe.

Cette technique permet simultanément de fidéliser votre clientèle et d’améliorer la qualité de vos services. En effet, la clientèle apprécie que vous fassiez attention à elle en demandant son avis après un achat. Grâce aux avis de vos clients, vous aurez les axes d’améliorations que vous pourrez communiquer à vos collaborateurs.

6-     Centralisez vos informations

Toutes les entreprises ont certainement été confrontées à ce type de problèmes. Il s’agit de la perte des documents ou du manque d’informations.

Le chef d’entreprise a donc pour mission de mettre à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des informations dont ils pourraient avoir besoin. La gestion à distance augmente le risque de perdre des documents importants ou d’avoir des fichiers corrompus après de nombreuses manipulations. Aujourd’hui, le mieux reste d’utiliser des logiciels informatiques qui intègrent un cloud pour minimiser les erreurs.